Revisado/Actualizado octubre de 2024
El Nevada Registry toma con seriedad la privacidad de nuestros miembros y la protección de la información sobre miembros individuales. Toda la información proporcionada en la solicitud de membresía en línea o en el formulario de renovación es confidencial. Es responsabilidad del personal de Nevada Registry proteger la información de los miembros, la privacidad y la confidencialidad de toda la información recopilada a través del proceso de solicitud y renovación.
Confidencialidad, responsabilidades y estándares del personal
Todo el personal, voluntarios, pasantes o cualquier otra persona que actúe en cualquier capacidad en nombre de Nevada Registry deben firmar un Acuerdo de Confidencialidad que luego se almacena en su expediente personal. Se recuerda rutinariamente al personal sus obligaciones de confidencialidad como parte de las operaciones diarias del programa.
En caso de que Nevada Registry solicite asistencia del Comité Asesor del Registro o del Grupo de Trabajo Asesor del Sistema de Aprobación de Capacitación (TAS) con respecto a la creación de políticas o una decisión sobre un miembro individual, solicitante (es decir, apelación) o capacitador, la información personal puede compartirse con los miembros del comité de una manera que proteja la confidencialidad. Todos los miembros del Comité Asesor del Registro y del Grupo de Trabajo Asesor del TAS han firmado un Acuerdo de Confidencialidad que especifica las expectativas para el manejo confidencial de la información personal.
El personal del Registro no utilizará los nombres de los miembros en público ni hablará sobre ninguna información contenida en el archivo de un miembro con nadie fuera de la organización (excepto con la Licencia de Cuidado Infantil cuando sea necesario en relación con fraude), en ninguna plataforma de redes sociales o de otra manera. La oficina de Nevada Registry está ubicada físicamente en un espacio de oficina compartido con varios otros programas, y el público general de ECE frecuentemente está en el sitio para capacitación, reuniones comunitarias y otros eventos de desarrollo profesional. Como resultado, se presta especial atención para garantizar que las conversaciones telefónicas que pueden ser escuchadas por otros en el edificio se manejen con discreción para proteger la privacidad de nuestros miembros. Además, las discusiones sobre la información de los miembros se llevarán a cabo en las oficinas del personal o en otros lugares que garanticen la privacidad (incluidas las reuniones seguras de personal por ZOOM/GoTo cuando se realicen virtualmente).
Almacenamiento y protección de archivos
Nevada Registry hizo la transición a un sistema sin papel en enero de 2021. Todas las Solicitudes de Membresía, Formularios de Actualización/Renovación y documentación de respaldo se cargan electrónicamente por los miembros a través de su cuenta segura del Portal en Línea protegida por contraseña. Nevada Registry no mantiene ningún almacenamiento físico de formularios de inscripción en papel. Toda la documentación se guarda como un registro electrónico y se almacena en una base de datos segura en el servidor principal del Distrito Escolar del Condado de Washoe.
Toda la información electrónica se mantiene en una base de datos segura en un servidor seguro. La base de datos de Nevada Registry está protegida con contraseña y tiene una conexión SSL segura. Para garantizar que no haya acceso no autorizado a la base de datos, el sistema está programado para cerrar automáticamente la sesión del usuario después de 20 minutos de inactividad. Para recuperar el acceso a la base de datos, el personal debe volver a ingresar sus credenciales de inicio de sesión individuales. Las computadoras de escritorio también están configuradas para cerrar la sesión del usuario después de 15 minutos de inactividad y requieren una contraseña al despertar del modo de suspensión.
Si en algún momento se recibe documentación por correo electrónico, el archivo se carga y almacena digitalmente en nuestra base de datos segura. No se aceptan documentos por fax o físicos. Si Nevada Registry recibe documentos físicos, se notifica al miembro y se le pide que envíe los documentos electrónicamente. Todos los documentos originales en papel se colocan en contenedores de reciclaje cerrados y se trituran mediante un servicio de trituración seguro. Para ocultar información sensible, toda la información de identificación personal recibida digitalmente se marca con el bolígrafo de redacción dentro del sistema de gestión de documentos. Si se reciben copias físicas, se utiliza un marcador negro antes de que el archivo se escanee y se convierta en un registro electrónico. El personal presta especial atención para no enviar por correo electrónico información de identificación personal que podría dejar a los miembros vulnerables al robo de identidad y/o permitir que personas no autorizadas accedan a la cuenta de un miembro a través del Portal en Línea seguro. Si la documentación de reemplazo solicitada por los miembros contiene información de identificación personal (por ejemplo, transcripciones), la información sensible se marca antes de enviarla electrónicamente por correo electrónico.
Acuerdo del miembro
Tanto el formulario de solicitud de membresía como el de actualización/renovación incluyen un Acuerdo de Miembro en la última sección de los formularios en línea que contiene una breve descripción general de la política de confidencialidad. Esta sección describe los parámetros bajo los cuales los datos del Registro se utilizan y comparten con financiadores, socios y la comunidad. Se insta a los miembros a revisar y comprender este acuerdo antes de aceptarlo. Los solicitantes y miembros deben aceptar digitalmente el acuerdo para enviar su solicitud o formulario de renovación.
Número de Identificación del Registro
Un identificador único/ID del Registro, separado de la fecha de nacimiento (FDN) del miembro, es asignado internamente por el sistema de datos al crear una nueva cuenta. Una vez que un solicitante ha enviado con éxito una solicitud completa y esta ha sido procesada, este número de identificación se pone a disposición del solicitante. Este número permanece asignado a ese individuo independientemente del estado o lapsos prolongados en la membresía y no se reutilizará para ningún otro miembro. Los registros electrónicos nunca se eliminan de la base de datos. Se requiere una dirección de correo electrónico y la FDN del solicitante en las Solicitudes de Membresía y los Formularios de Actualización/Renovación y se utilizan para verificar la identidad en caso de que los miembros pierdan su ID del Registro y/o necesiten contactar a nuestra oficina para obtener cualquier información sobre su cuenta o documentación contenida en su archivo.
Fecha de Nacimiento y Dirección de Correo Electrónico
La fecha de nacimiento (FDN) y una dirección de correo electrónico son los únicos identificadores únicos utilizados para la verificación al corresponder con los miembros por teléfono. Por esta razón, son campos de datos obligatorios al solicitar acceso a la Solicitud de Membresía en línea. No se pueden crear cuentas de membresía sin una FDN o dirección de correo electrónico. Aunque la FDN de un individuo generalmente es proporcionada por su director al solicitar la creación de una cuenta en su nombre, se requiere que el individuo proporcione su FDN nuevamente al completar la Solicitud de Membresía. Si la FDN proporcionada por el director es incorrecta, será sobrescrita con los datos proporcionados por el individuo. Se han implementado reglas de negocio adicionales para reducir/prevenir entradas erróneas (es decir, ingresar la fecha actual en lugar de su FDN, etc.). La dirección de correo electrónico proporcionada debe ser correcta, de lo contrario, el solicitante no tendrá acceso a su Portal en Línea para completar el proceso de solicitud y/o administrar su cuenta. Las direcciones de correo electrónico solo pueden actualizarse contactando directamente a Nevada Registry para solicitar un cambio.
Números de Seguro Social
Antes de 2020, se recopilaban los últimos cinco dígitos del número de Seguro Social (NSS) de un miembro como identificador único y se utilizaban únicamente con fines de verificación. En caso de que un miembro proporcionara su NSS completo a través de una copia de su tarjeta de Seguro Social o escribiéndolo en la solicitud, todos los dígitos excepto los últimos cinco se tachaban con un marcador negro para ocultar información sensible antes de que el archivo fuera escaneado y convertido en un registro electrónico. Los NSS ya no son requeridos desde el lanzamiento de los procesos de solicitud y renovación en línea y han sido eliminados de las cuentas de membresía de aquellos que lo proporcionaron anteriormente. Si se carga una copia de una tarjeta de Seguro Social, el documento será eliminado (si se envía por separado de otra documentación). Si se incluye en la misma página que otra documentación requerida, la información se tachará completamente utilizando el bolígrafo de redacción dentro de nuestro sistema de gestión de documentos.
Licencias de Conducir
Nevada Registry no solicita una copia de la licencia de conducir de un miembro. Si se carga una copia, el documento será eliminado (si se envía por separado de otra documentación). Si se incluye en la misma página que otra documentación requerida, la información se tachará completamente utilizando el bolígrafo de redacción dentro de nuestro sistema de gestión de documentos.
Verificación de Identidad/Divulgación de Información
Las copias de los documentos contenidos en el archivo de un miembro pueden ser proporcionadas y divulgadas a las personas que lo soliciten; solo después de que se haya verificado su identidad. Si en algún momento un miembro contacta a Nevada Registry con respecto a la información contenida en su archivo, el personal hará todo lo posible por mantener una estricta confidencialidad verificando la identidad del miembro antes de divulgar información que se consideraría confidencial. El personal del Registro debe solicitar la fecha de nacimiento (FDN) de un miembro para verificar la identidad antes de divulgar cualquier información confidencial al individuo por teléfono. Si existe alguna duda sobre la identidad de una persona después de solicitar la FDN, el personal hará preguntas adicionales para ayudar a verificar la identidad de la persona (nombre de nacimiento, dirección postal, etc.). Solo cuando se haya verificado la identidad de una persona se discutirá la información dentro del archivo.
Si la fecha de nacimiento o la identidad de una persona no pueden ser verificadas, no se divulgará información verbalmente por teléfono. El miembro deberá presentar un ‘Formulario de Solicitud de Documentación de Reemplazo’ para obtener la información contenida en su expediente.
Con frecuencia, los directores o administradores de programas se ponen en contacto con The Nevada Registry para solicitar información contenida en el expediente de un miembro con el propósito de prepararse para las visitas anuales de la Licencia de Cuidado Infantil. Para discutir y/o divulgar cualquier información contenida en el expediente de un miembro, el personal debe solicitar hablar con el individuo, verificar su identidad como se ha descrito anteriormente y recibir confirmación verbal de que tenemos permiso para divulgar la información solicitada al director antes de proceder.
Declaración de Divulgación
Como política, The Nevada Registry no divulga ninguna información personal sobre nuestros miembros. Sin embargo, se incluye una declaración de divulgación en el Formulario de Solicitud de Membresía y de Actualización/Renovación que, cuando se marca, otorga permiso a The Nevada Registry para divulgar el nombre y la información de contacto de un miembro a organizaciones que deseen notificarles sobre próximos eventos/oportunidades de formación, ofertas/eventos especiales, premios de membresía, oportunidades de becas, etc. Si un miembro autoriza la divulgación marcando la casilla, la única información proporcionada a las agencias es su nombre y dirección de correo electrónico. No se divulgan los niveles de la Escala Profesional, información de empleo, ni ninguna otra información personal contenida en el expediente de un miembro.
Los Inspectores de Licencias de Cuidado Infantil, el personal de asesoramiento del QRIS y los directores de centros/personal administrativo de programas con derechos de permiso (a partir de 2020) reciben credenciales de acceso de solo lectura para realizar una búsqueda limitada en la base de datos con el propósito de verificar la membresía en el Registro/asegurar el cumplimiento de la regulación de Licencias de Cuidado Infantil respecto a la participación obligatoria. Actualmente, la única información disponible a través de esta búsqueda para los Inspectores de Cuidado Infantil y los directores de centros/personal administrativo de programas es el estado de la solicitud de un individuo, su último empleador reportado, número de identificación del Registro y la fecha de vencimiento de su certificado. En el futuro, los inspectores de licencias también podrían tener acceso a la sección de ‘Documentación de Formación’ de las cuentas de los miembros del Registro con el propósito de agilizar sus procesos de inspección relacionados con la verificación de la formación. El personal de asesoramiento tiene acceso a los niveles de la Escala Profesional para ayudar con el proceso de verificación de la calificación por estrellas. La información personal como el historial laboral previo o cualquier otra información personal no es accesible.
Formulario de Consentimiento y Autorización para Medios
El Registro puede utilizar la información de los miembros como herramientas para reconocimiento, reclutamiento y marketing en diversas formas de medios, incluyendo materiales impresos como boletines, folletos de programas e informes anuales, y a través de imágenes digitales publicadas en el sitio web de The Nevada Registry y en sitios de redes sociales.
Se solicita permiso por escrito antes de utilizar el nombre, la imagen y/o las declaraciones escritas de un miembro en medios impresos, de video y/o digitales. Se puede solicitar permiso verbal al interactuar cara a cara con los miembros en conferencias y otros eventos públicos donde se utilizan activamente las redes sociales. Solo cuando el individuo ha otorgado permiso, ya sea a través de un mensaje de correo electrónico o firmando un Formulario de Consentimiento y Autorización para Medios (o verbalmente cuando es cara a cara), se utilizará la información del individuo. The Nevada Registry respetará cualquier solicitud de los miembros que no deseen participar.
Planes de Desarrollo Profesional
Los miembros activos de The Nevada Registry tienen la opción de crear un Plan de Desarrollo Profesional (PDP) electrónico. El acceso a la herramienta está disponible desde el Portal en Línea de cada miembro y solo se concede una vez que el individuo ha iniciado sesión exitosamente en su portal (los miembros inactivos no tienen acceso a su PDP hasta que se restablezca su membresía). Los miembros pueden crear su PDP y actualizarlo con la frecuencia que deseen siempre que su membresía con The Nevada Registry permanezca activa.
El plan que los miembros crean es solo para uso personal. Aparte de los propósitos de autenticación, los planes no están vinculados a la base de datos de membresía de The Nevada Registry, no son revisados por el personal de The Nevada Registry, ni se guardan en la cuenta/archivo de Desarrollo Profesional de un miembro (los planes se guardan en una base de datos separada alojada en una empresa de alojamiento web externa). Por esta razón, se anima a los miembros a guardar su plan con frecuencia mientras lo elaboran y a imprimirlo según sea necesario. The Nevada Registry no puede proporcionar a los miembros la contraseña asignada al crear su Portal en Línea, ni copias de los planes en caso de que se extravíen. Se puede solicitar un enlace para restablecer la contraseña desde la página de inicio de sesión del Portal en Línea en el sitio web de The Nevada Registry para permitir que los miembros recuperen el acceso a su cuenta y PDP.