Revisado/Actualizado octubre de 2024
The Nevada Registry se toma en serio la privacidad de nuestros miembros y la protección de la información sobre los miembros individuales. Toda la información proporcionada en la solicitud de membresía en línea o en el formulario de renovación es confidencial. Es responsabilidad del personal de The Nevada Registry proteger la información, la privacidad y la confidencialidad de los miembros, así como toda la información recopilada a través del proceso de solicitud y renovación.
Confidencialidad, responsabilidades y estándares del personal
Todo el personal, voluntarios, becarios o cualquier otra persona que actúe en cualquier capacidad en nombre de The Nevada Registry deben firmar un Acuerdo de Confidencialidad que luego se guarda en su expediente personal. Se recuerda rutinariamente al personal sus obligaciones de confidencialidad como parte de las operaciones diarias del programa.
En caso de que The Nevada Registry solicite asistencia del Comité Asesor del Registro o del Grupo de Trabajo Asesor del Sistema de Aprobación de Capacitación (TAS) en relación con la creación de políticas o una decisión sobre un miembro individual, solicitante (es decir, apelación) o capacitador, la información personal puede compartirse con los miembros del comité de manera que se proteja la confidencialidad. Todos los miembros del Comité Asesor del Registro y del Grupo de Trabajo Asesor del TAS han firmado un Acuerdo de Confidencialidad que especifica las expectativas para el manejo confidencial de la información personal.
El personal del Registro no utilizará los nombres de los miembros en público ni hablará sobre ninguna información contenida en el expediente de un miembro con nadie ajeno a la organización (excepto con Child Care Licensing cuando sea necesario en relación con el fraude), en ninguna plataforma de redes sociales o de otra manera. La oficina de The Nevada Registry está ubicada físicamente en un espacio de oficina compartido con varios otros programas, y el público general de ECE frecuenta el lugar para capacitaciones, reuniones comunitarias y otros eventos de desarrollo profesional. Como resultado, se presta especial atención para garantizar que las conversaciones telefónicas que puedan ser escuchadas por otros en el edificio se manejen discretamente para proteger la privacidad de nuestros miembros. Además, las discusiones sobre la información de los miembros se llevarán a cabo en las oficinas del personal o en otros lugares que garanticen la privacidad (incluidas las reuniones seguras de personal por ZOOM/GoTo cuando se realicen virtualmente).
Almacenamiento y protección de archivos
The Nevada Registry hizo la transición a un sistema sin papel en enero de 2021. Todas las solicitudes de membresía, formularios de actualización/renovación y la documentación de respaldo son cargados electrónicamente por los miembros a través de su cuenta segura y protegida con contraseña del Portal en línea. The Nevada Registry no mantiene ningún almacenamiento físico de formularios de inscripción en papel. Toda la documentación se guarda como un registro electrónico y se almacena en una base de datos segura en el servidor principal del Distrito Escolar del Condado de Washoe.
Toda la información electrónica se guarda en una base de datos segura en un servidor seguro. La base de datos de The Nevada Registry está protegida con contraseña y tiene una conexión SSL segura. Para evitar el acceso no autorizado a la base de datos, el sistema está programado para cerrar automáticamente la sesión del usuario después de 20 minutos de inactividad. Para recuperar el acceso a la base de datos, el personal debe volver a introducir sus credenciales de inicio de sesión individuales. Los ordenadores de escritorio también están configurados para cerrar la sesión del usuario después de 15 minutos de inactividad y requieren una contraseña al salir del modo de suspensión.
Si en algún momento se recibe documentación por correo electrónico, el archivo se carga y almacena digitalmente en nuestra base de datos segura. No se aceptan documentos enviados por fax o físicos. Si The Nevada Registry recibe documentos físicos, se notifica al miembro y se le pide que envíe los documentos electrónicamente. Todos los documentos originales en papel se colocan en contenedores de reciclaje cerrados con llave y se trituran a través de un servicio de trituración seguro. Para ocultar información sensible, toda la información de identificación personal recibida digitalmente se marca con el bolígrafo de redacción dentro del sistema de gestión de documentos. Si se reciben copias físicas, se utiliza un marcador negro antes de escanear el archivo y convertirlo en un registro electrónico. El personal presta especial atención a no enviar por correo electrónico información de identificación personal que pueda dejar a los miembros vulnerables al robo de identidad y/o permitir que personas no autorizadas accedan a la cuenta de un miembro a través del Portal en línea seguro. Si la documentación de reemplazo solicitada por los miembros contiene información de identificación personal (por ejemplo, transcripciones), la información sensible se marca antes de enviarla electrónicamente por correo electrónico.
Acuerdo del miembro
Tanto la solicitud de membresía como los formularios de actualización/renovación incluyen un Acuerdo del miembro en la última sección de los formularios en línea que contiene una breve descripción de la política de confidencialidad. Esta sección describe los parámetros por los cuales los datos del Registro se utilizan y comparten con financiadores, socios y la comunidad. Se anima a los miembros a revisar y comprender este acuerdo antes de aceptarlo. Los solicitantes y miembros deben aceptar digitalmente el acuerdo para enviar su solicitud o formulario de renovación.
Número de identificación del Registro
El sistema de datos asigna internamente un identificador único/ID del Registro, separado de la fecha de nacimiento (DOB) del miembro, al crear una nueva cuenta. Una vez que un solicitante ha enviado con éxito una solicitud completa y esta ha sido procesada, este número de ID se pone a disposición del solicitante. Este número permanece asignado a esa persona independientemente de su estado o de largos lapsos en la membresía y no se reutilizará para ningún otro miembro. Los registros electrónicos nunca se eliminan de la base de datos. Se requiere una dirección de correo electrónico y la fecha de nacimiento de un solicitante en las solicitudes de membresía y en los formularios de actualización/renovación y se utilizan para verificar la identidad en caso de que los miembros pierdan su ID del Registro y/o necesiten ponerse en contacto con nuestra oficina para obtener cualquier información sobre su cuenta o la documentación contenida en su archivo.
Fecha de nacimiento y dirección de correo electrónico
La fecha de nacimiento (DOB) y una dirección de correo electrónico son los únicos identificadores únicos utilizados para la verificación al comunicarse con los miembros por teléfono. Por esta razón, son campos de datos obligatorios al solicitar acceso a la solicitud de membresía en línea. No se pueden crear cuentas de membresía sin una fecha de nacimiento o una dirección de correo electrónico. Aunque la fecha de nacimiento de una persona suele ser proporcionada por su director al solicitar la creación de una cuenta en su nombre, la persona debe proporcionar su fecha de nacimiento nuevamente al completar la solicitud de membresía. Si la fecha de nacimiento proporcionada por el director es incorrecta, se sobrescribirá con los datos proporcionados por la persona. Existen reglas comerciales adicionales para reducir/prevenir entradas erróneas (es decir, introducir la fecha actual en lugar de su fecha de nacimiento, etc.). La dirección de correo electrónico proporcionada debe ser correcta; de lo contrario, el solicitante no tendrá acceso a su Portal en línea para completar el proceso de solicitud y/o para administrar su cuenta. Las direcciones de correo electrónico solo se pueden actualizar poniéndose en contacto directamente con The Nevada Registry para solicitar un cambio.
Números de la Seguridad Social
Antes de 2020, los últimos cinco dígitos del número de la Seguridad Social (SSN) de un miembro se recopilaban como un identificador único y se utilizaban únicamente con fines de verificación. En caso de que un miembro proporcionara su SSN completo a través de una copia de su tarjeta de la Seguridad Social o escribiéndolo en la solicitud, todos los dígitos, excepto los últimos cinco, se tachaban con un marcador negro para ocultar la información sensible antes de escanear el archivo y convertirlo en un registro electrónico. Los SSN ya no son obligatorios desde el lanzamiento de los procesos de solicitud y renovación en línea y se han eliminado de las cuentas de membresía para aquellos que lo proporcionaron anteriormente. Si se carga una copia de una tarjeta de la Seguridad Social, el documento se eliminará (si se envía por separado de otra documentación). Si se incluye en la misma página que otra documentación requerida, la información se tachará completamente utilizando el bolígrafo de redacción dentro de nuestro sistema de gestión de documentos.
Permisos de conducir
The Nevada Registry no solicita una copia del permiso de conducir de un miembro. Si se carga una copia, el documento se eliminará (si se envía por separado de otra documentación). Si se incluye en la misma página que otra documentación requerida, la información se tachará completamente utilizando el bolígrafo de redacción dentro de nuestro sistema de gestión de documentos.
Verificación de identidad/Divulgación de información
Se pueden proporcionar y divulgar copias de los documentos contenidos en el archivo de un miembro a las personas que lo soliciten; solo después de que se haya verificado su identidad. Si en algún momento un miembro se pone en contacto con The Nevada Registry en relación con la información contenida en su archivo, el personal hará todo lo posible para mantener una estricta confidencialidad verificando la identidad del miembro antes de divulgar información que se consideraría confidencial. El personal del Registro debe solicitar la fecha de nacimiento (DOB) de un miembro para verificar su identidad antes de divulgar cualquier información confidencial a la persona por teléfono. Si hay alguna duda sobre la identidad de una persona después de solicitar la DOB, el personal hará preguntas adicionales para ayudar a verificar la identidad de la persona (nombre de nacimiento, dirección postal, etc.). Solo cuando se haya verificado la identidad de una persona se discutirá la información contenida en el archivo.
Si no se puede verificar la fecha de nacimiento/identidad de una persona, la información no se divulgará verbalmente por teléfono. El miembro deberá enviar un «Formulario de solicitud de documentación de reemplazo» para obtener la información contenida en su archivo.
Con frecuencia, los directores o administradores de programas se pondrán en contacto con The Nevada Registry para solicitar información contenida en el archivo de un miembro con el fin de prepararse para las visitas anuales de Child Care Licensing. Para discutir y/o divulgar cualquier información contenida en el archivo de un miembro, el personal debe solicitar hablar con la persona, verificar su identidad como se describe anteriormente y recibir confirmación verbal de que tenemos permiso para divulgar la información solicitada al director antes de proceder.
Declaración de divulgación
Como política, The Nevada Registry no divulga ninguna información personal sobre nuestros miembros. Sin embargo, se incluye una declaración de divulgación en la solicitud de membresía y en el formulario de actualización/renovación que, al marcarse, otorga permiso a The Nevada Registry para divulgar el nombre y la información de contacto de un miembro a organizaciones que deseen notificarles sobre próximos eventos/oportunidades de capacitación, ofertas/eventos especiales, premios de membresía, oportunidades de becas, etc. Si un miembro autoriza la divulgación marcando la casilla, la única información que se suele proporcionar a las agencias es su nombre, dirección de correo electrónico, programa (si corresponde) y condado (si corresponde). Los niveles de la Carrera Profesional o cualquier otra información personal contenida en el archivo de un miembro no se divulgan.
Los inspectores de licencias de cuidado infantil, el personal de capacitación de QRIS y los directores de centros/personal administrativo de programas con derechos de permiso (a partir de 2020) reciben credenciales de inicio de sesión de solo lectura para realizar una búsqueda limitada en la base de datos con el fin de verificar la membresía en el Registro/garantizar el cumplimiento de la normativa de licencias de cuidado infantil con respecto a la participación obligatoria. Actualmente, la única información disponible a través de esta búsqueda para los inspectores de cuidado infantil y los directores de centros/personal administrativo de programas es el estado de la solicitud de una persona, su último empleador reportado, el número de identificación del Registro y la fecha de vencimiento de su certificado. En el futuro, los inspectores de licencias también podrán tener acceso a la sección de «Documentación de capacitación» de las cuentas de los miembros del Registro con el fin de agilizar sus procesos de inspección relacionados con la verificación de la capacitación. El personal de capacitación tiene acceso a los niveles de la Carrera Profesional para ayudar con el proceso de verificación de la calificación por estrellas. La información personal, como el historial laboral anterior o cualquier otra información personal, no es accesible.
Formulario de consentimiento y autorización de medios
El Registro puede utilizar la información de los miembros como herramientas para el reconocimiento, la contratación y el marketing en diversas formas de medios, incluidos materiales impresos como boletines, folletos de programas e informes anuales, y a través de imágenes digitales publicadas en el sitio web de The Nevada Registry y en sitios de redes sociales.
Se solicita permiso por escrito antes de utilizar el nombre, la imagen y/o las declaraciones escritas de un miembro en medios impresos, de vídeo y/o digitales. Se puede solicitar permiso verbal al interactuar cara a cara con los miembros en conferencias y otros eventos públicos donde se utilizan activamente las redes sociales. Solo cuando la persona haya otorgado permiso, ya sea a través de un mensaje de correo electrónico o firmando un Formulario de consentimiento y autorización de medios (o verbalmente cuando sea cara a cara), se utilizará la información de la persona. The Nevada Registry respetará cualquier solicitud de los miembros que no deseen participar.
Planes de desarrollo profesional
Los miembros activos de The Nevada Registry tienen la opción de crear un Plan de Desarrollo Profesional (PDP) electrónico. El acceso a la herramienta está disponible desde el Portal en línea de cada miembro y solo se concede una vez que la persona ha iniciado sesión correctamente en su portal (los miembros inactivos no tienen acceso a su PDP hasta que se restablece su membresía). Los miembros pueden crear su PDP y actualizarlo tan a menudo como deseen, siempre y cuando su membresía con The Nevada Registry permanezca activa.
El plan que crean los miembros es solo para uso personal. Aparte de los fines de autenticación, los planes no están vinculados a la base de datos de membresía de The Nevada Registry, no son revisados por el personal de The Nevada Registry, ni se guardan en la cuenta de un miembro/archivo de Desarrollo Profesional (los planes se guardan en una base de datos separada alojada en una empresa de alojamiento web externa). Por esta razón, se anima a los miembros a guardar su plan con frecuencia mientras trabajan en él e imprimirlo según sea necesario. The Nevada Registry no puede proporcionar a los miembros la contraseña asignada al crear su Portal en línea, ni copias de los planes en caso de que se extravíen. Se puede solicitar un enlace de restablecimiento de contraseña desde la página de inicio de sesión del Portal en línea del sitio web de The Nevada Registry para permitir que los miembros recuperen el acceso a su cuenta y PDP.