Revisado/Actualizado octubre de 2024
Las solicitudes iniciales y las renovaciones anuales con The Nevada Registry están actualmente disponibles a través de un proceso de presentación en línea. Como tal, los solicitantes y los miembros que renuevan completan la mayor parte de la entrada de datos asociada a su cuenta ingresando todos los datos solicitados en los formularios digitales de solicitud y renovación y como parte del proceso de solicitud. Además, los miembros pueden enviar actualizaciones de su información de contacto y empleo en cualquier momento a través de su cuenta del Portal en Línea. Todos los datos enviados a través del proceso de solicitud y renovación de membresía son revisados por un Especialista del Registro antes de ser guardados y añadidos a las cuentas de los miembros. Los Especialistas del Registro revisan los datos enviados por los solicitantes y miembros en busca de errores ortográficos, conflictos de fechas (por ejemplo, la fecha de inicio del empleo es posterior a la fecha de finalización) y cualquier otro error obvio de entrada de datos (es decir, enviar un nuevo programa que ya está en el sistema, etc.). Cuando se encuentran errores, los datos son corregidos por el Especialista del Registro antes de guardar los datos en la cuenta del miembro. Ninguna otra agencia asociada o individuo tiene acceso o derechos de entrada de datos a nuestro sistema de datos.
The Nevada Registry intenta reducir los errores de entrada de datos cometidos por los miembros y el personal mediante la implementación de reglas de negocio que impiden que la información requerida se guarde si se ha introducido incorrectamente (es decir, campos de datos preformateados que aceptan datos en un formato específico) y mediante la utilización de menús desplegables predefinidos tanto como sea posible. Se han creado e incorporado reglas de negocio adicionales como parte del proceso de solicitud en línea para prevenir entradas inválidas de datos por parte de los miembros (es decir, no se pueden ingresar más de 12 meses por año, 40 horas por semana, salario por hora de $0, etc.).
Medidas de prevención/reducción de errores de entrada de datos
Muchos campos de datos han sido programados para aceptar datos en un formato predefinido. Por ejemplo, ‘Estado’ solo se puede introducir en un formato de dos letras. Si el estado se escribe completamente al introducir los datos, se activará un error y los datos no se guardarán. Lo mismo ocurre con muchos otros campos en toda la base de datos. A continuación se proporcionan varios ejemplos de medidas de reducción de errores de entrada de datos.
- Para reducir la probabilidad de crear cuentas duplicadas para la misma persona, se han incorporado varias verificaciones del sistema en el proceso de solicitud en línea. La base de datos busca posibles miembros existentes buscando coincidencias en la dirección de correo electrónico, fecha de nacimiento, nombre y apellido. Los Especialistas del Registro revisan esta información antes de crear una nueva cuenta/otorgar acceso a la solicitud de membresía en línea. Cuando se encuentra una coincidencia, hay disponible una serie de opciones de correo electrónico para redirigir al individuo a su cuenta existente. Para reducir aún más la probabilidad de que se creen cuentas duplicadas por error, se ha creado un informe de error interno para marcar posibles duplicaciones basadas en el nombre y la fecha de nacimiento. Este informe se revisa diariamente. Si se encuentra una cuenta duplicada, las dos cuentas se fusionan. Debido a que el proceso de renovación de la membresía es en línea y está vinculado a la cuenta del Portal en Línea del individuo, no es posible que los datos de renovación se ingresen en la cuenta de membresía incorrecta.
- Las direcciones de correo electrónico duplicadas pueden ser una indicación de que un individuo ya tiene una cuenta en el Registro. Como resultado, aparece una advertencia cuando una dirección de correo electrónico coincide con los datos guardados en otra cuenta. Debido a que el error incluye la(s) cuenta(s) donde existe(n) el/los duplicado(s), los Especialistas del Registro pueden verificar si los datos son válidos o no, corregir inmediatamente los errores de datos y reducir la probabilidad de crear una segunda cuenta para un solo individuo.
- Se utilizan listas desplegables prerellenadas tanto como sea posible para reducir el número de errores de entrada de datos.
- Los solicitantes informan por sí mismos sobre su empleador. Como resultado, es posible que se envíen variaciones del mismo nombre de programa dentro del proceso de solicitud (es decir, Centro de Cuidado Infantil TMCC vs. Centro de Cuidado Infantil EL Cord; ambos refiriéndose al mismo programa). Para reducir la probabilidad de crear registros de programas duplicados en la base de datos, los Especialistas del Registro buscan en la base de datos por la dirección del programa para determinar si es un programa nuevo o un programa existente bajo un nombre diferente, y para asegurar que se asigne el programa correcto cuando existen múltiples programas en la misma ubicación. Si el empleo no es verificable (por ejemplo, una instalación no existe y/o no está listada en la base de datos de Licencias de Cuidado Infantil), se lista como ‘Actualmente no trabaja en ECE’ hasta que se obtenga más información del miembro.
Los niveles de la Escala Profesional se verifican para detectar errores de entrada de datos a través de un proceso de múltiples pasos:
- Todos los Especialistas del Registro son responsables de revisar y verificar los datos enviados a través de los procesos en línea de membresía y renovación en varios puntos, y de completar la entrada de datos asociada con la documentación presentada (por ejemplo, certificados de capacitación, expedientes académicos universitarios, certificaciones). Cada uno determina informalmente el nivel anticipado de la Escala Profesional del individuo basándose en la documentación presentada durante el proceso de revisión, verificación y entrada de datos. Este nivel anticipado se ingresa en la pestaña ‘Licencias’ de la cuenta del individuo. El nivel anticipado se compara con el nivel asignado generado por el sistema a través del procedimiento de procesamiento. Si existe una discrepancia, el expediente se revisa para determinar la causa de la discrepancia y se realizan correcciones según sea necesario para garantizar una asignación precisa del nivel de la Escala Profesional.
- En todos los casos, independientemente de qué Especialista del Registro haya verificado e ingresado los datos, se realiza una verificación adicional en todos los expedientes después del procedimiento de procesamiento para determinar si el nivel generado por el sistema coincide con el nivel anticipado. Si no coincide, se evalúa el expediente para determinar qué pudo haber causado la discrepancia. Si es un error de entrada de datos, se realizan correcciones. Si parece ser un error del sistema, el problema se dirige al Programador de la Base de Datos para su revisión y corrección. Solo cuando los niveles de la Escala Profesional anticipados y generados por el sistema coinciden, se considera que un expediente está completo.
Identificación de Errores de Entrada de Datos
Los errores de entrada de datos se identifican de varias maneras.
1.) Las reglas de negocio integradas en la base de datos (descritas anteriormente) identifican errores en el momento de la entrada de datos.
2.) El Director del Programa y el Programador de la Base de Datos pueden ejecutar una serie de informes de control de calidad para verificar valores atípicos de datos (inconsistencias obvias y/o lógicas), como fechas de finalización de empleo anteriores a la fecha de inicio, ingresos por hora fuera de rangos preestablecidos (es decir, inusualmente altos o bajos), información faltante (títulos de puestos, condados de residencia, designación de género), registros de empleo no marcados como actuales sin fecha de finalización, etc. Con el lanzamiento del proceso de solicitud y renovación de membresía en línea, muchos de estos tipos de errores ya no pueden ocurrir.
3.) Las consultas vinculadas a informes generados por el sistema identifican datos faltantes.
4.) El Director del Programa puede revisar aleatoriamente las solicitudes y renovaciones procesadas para verificar su precisión.
Corrección de Errores de Entrada de Datos
Cada miembro del personal inicia sesión en la base de datos utilizando sus propias credenciales de acceso, lo que permite determinar quién ingresó los datos en los campos que están vinculados a los informes de control de calidad.
Informes de Control de Calidad
El Nevada Registry ha identificado los campos de datos donde comúnmente ocurren errores de entrada de datos (generalmente, donde no hay disponible una lista desplegable) y ha creado una serie de informes de control de calidad para capturar posibles errores. Los informes de control de calidad son accesibles a través de la pestaña ‘Admin’ en el panel de administración y solo están disponibles para el Director del Programa. Dado que se capturan las iniciales del Especialista del Registro responsable de la entrada de datos en cada formulario de solicitud o renovación, es posible determinar qué miembro del personal cometió el posible error. Los posibles errores se devuelven al miembro del personal vinculado a la entrada de datos para su verificación y/o corrección si es necesario. Se requiere que los errores sean corregidos dentro de dos días hábiles.
Consultas de Datos Faltantes
Una serie de informes de solo lectura vinculados al sistema de datos están siempre disponibles para el personal del Registro desde la base de datos administrativa. Es a través del proceso de ejecución de informes estadísticos que también se pueden identificar errores de entrada de datos, más específicamente, la falta de datos. Cuando un campo de datos tiene datos faltantes, genera un resultado ‘No Seleccionado’ que aparece en los informes. Una consulta de ‘Datos Faltantes’ permite al Director del Programa identificar los datos faltantes y devolverlos al personal para su corrección.
Los memorandos del personal alojados en la cuenta de cada miembro ayudan a identificar qué miembro del personal fue responsable del error de omisión de entrada de datos, ya que cada memorando del personal incluye las iniciales de la persona responsable de crear el memorando/acción correspondiente. ‘AutoMsg’ se incluye en todos los memorandos generados por el sistema.
Revisión Física de Expedientes
El Director del Programa revisa un promedio del 3% de las renovaciones y el 2% de las nuevas solicitudes para verificar su precisión. Los expedientes se seleccionan aleatoriamente a través de una herramienta generadora de informes de ‘Control de Calidad’.
Tasa de Error del Personal
Las tasas de error se evalúan con regularidad. La tasa de error recomendada es del 10% o menos. Las tasas totales de error que superen constantemente el 10% pueden resultar en capacitación adicional y revisiones más frecuentes y exhaustivas. Los problemas y preocupaciones relacionados con la entrada de datos se discuten con los miembros del personal y/o durante las reuniones de personal cuando es necesario. Se proporciona capacitación adicional según sea necesario.
Eliminación de Documentos Digitales
Se ha implementado un proceso de garantía de calidad de múltiples etapas para asegurar la calidad de las imágenes cargadas y la integridad de la solicitud de un miembro. Todas las imágenes son revisadas por un Especialista del Registro como parte de los procesos de separación o recuperación de documentos en el sistema de gestión de documentos OnBase. Esta revisión se realiza después de que los miembros hayan cargado documentos a través de su cuenta en el Portal en Línea. Se solicita a los solicitantes que vuelvan a enviar los documentos de baja calidad y se les informa cuando se requiere documentación adicional para completar su solicitud. Los documentos de calidad cargados se archivan digitalmente de manera indefinida, incluso si el individuo no completa el proceso de solicitud, para agilizar el proceso de solicitud si/cuando lo reinician en el futuro. Los documentos cargados solo se eliminan cuando son duplicados, de calidad inadecuada, contienen información sensible/identificable, o no son aplicables al proceso de solicitud (por ejemplo, licencia de conducir).