La capacitación cruzada y la planificación de la sucesión son componentes críticos en el desarrollo, la gestión y la prestación de servicios continuos de The Nevada Registry. Por esta razón, todo el personal comparte la responsabilidad de las tareas relacionadas con el programa, el servicio al cliente y las funciones generales de oficina. Si bien ciertas tareas pueden ser asignadas a un miembro específico del personal, se espera que todo el personal trabaje en conjunto para garantizar que los objetivos del programa se cumplan diariamente.
Especialista de Registro
Las responsabilidades principales del Especialista de Registro incluyen, pero no se limitan a, mantener y procesar documentos digitales dentro del sistema de gestión documental, ingresar datos, procesar Solicitudes de Membresía y Formularios de Actualización/Renovación para la ubicación en la Escala Profesional, revisar y publicar notificaciones en el Tablón de Empleos, revisar y verificar registros de asistencia, aprobar capacitaciones y capacitadores, proporcionar servicio al cliente general y realizar otras tareas generales de oficina según se le asignen.
Cualificaciones del Puesto
- Equivalente a un Diploma de Escuela Secundaria.
- Habilidades informáticas y técnicas. Capacidad para escribir con velocidad y precisión.
- Dominio de Microsoft Office y aplicaciones basadas en la web.
- Habilidades organizativas excepcionales y capacidad para realizar múltiples tareas en un entorno de ritmo acelerado.
- Habilidades de servicio al cliente profesionales, corteses y receptivas.
- Sólidas habilidades de comunicación verbal y escrita con una atención excepcional al detalle.
- Comprender y llevar a cabo instrucciones orales y escritas.
- Habilidad para trabajar de forma independiente así como en equipo.
Alcance de la Responsabilidad
- Responsable ante el Director del Programa.
Responsabilidades del Puesto
Oficina General/Servicio al Cliente
- Mantener una presencia profesional y un espacio de trabajo en todo momento.
- Adherirse a todas las políticas y procedimientos de trabajo del personal.
- Conducir todas las interacciones de comunicación (virtuales y en persona, por correo electrónico y teléfono) con miembros del equipo, miembros, capacitadores, público, partes interesadas, etc. de manera cortés, respetuosa y profesional.
- Colaborar con otros miembros del personal como equipo para lograr los objetivos del programa.
- Comunicarse abiertamente con el Director del Programa para elaborar estrategias y mejorar la eficiencia del programa según sea necesario.
- Responder todas las llamadas telefónicas durante el horario laboral de manera profesional, informativa y receptiva. Devolver todos los mensajes de voz dentro del mismo día hábil.
- Ayudar en la gestión de la cuenta de correo electrónico principal del negocio en los días asignados, responder a las consultas web y redirigir los mensajes a los miembros del personal apropiados. Responder a las consultas por correo electrónico y web dentro de un día hábil.
- Proporcionar asistencia técnica respetuosa y profesional a socios y miembros relacionada con iniciativas de la fuerza laboral como el Programa de Incentivos de Estipendio para el Personal, el Programa de Beneficios de Servicios de Telesalud, etc.
- Resolver problemas de los miembros por teléfono y a través de correspondencia por correo electrónico.
- Completar tareas en las colas de flujo de trabajo asignadas de acuerdo con los plazos esperados.
- Procesar los pagos de PayPal dentro del mismo día hábil de recepción.
- Realizar una revisión mensual de los programas con licencia y actualizar los registros del programa.
- Revisar y actualizar las calificaciones de estrellas del QRIS en los registros del programa mensualmente.
- Compartir responsabilidades para asegurar que todos los materiales del Registro de cara al público, incluido el sitio web del programa, estén libres de errores.
- Asistir y participar activamente en las reuniones del personal.
- Participar en proyectos de limpieza de datos según se asignen.
- Realizar otras funciones administrativas responsables para cumplir con las tareas programáticas asignadas.
- Completar tareas adicionales según lo asignado por el Director del Programa.
Relacionado con el Programa
- Comprender el uso y la funcionalidad del sistema de gestión documental.
- Organizar, indexar y archivar solicitudes de membresía digitales, formularios de renovación, documentos de respaldo y documentación miscelánea dentro del sistema de gestión de contenido.
- Verificar la integridad de las solicitudes de membresía iniciales y los formularios de renovación en preparación para la entrada de datos. Enviar correos electrónicos de estado.
- Procesar solicitudes, renovaciones y formularios de Reevaluación de la Escala Profesional para la ubicación en la Escala Profesional dentro de los plazos establecidos.
- Revisar y verificar los registros de asistencia a capacitaciones.
- Preparar elementos de reconocimiento de membresía mensuales para su envío.
- Revisar y publicar listados en el Tablón de Empleos de acuerdo con las políticas establecidas.
- Asistir con las pruebas beta de nuevos desarrollos de sistemas y bases de datos.
- Comunicarse con capacitadores aprobados y potenciales sobre el proceso de aprobación de capacitadores.
- Proporcionar apoyo según sea necesario para el proceso de renovación de Informes de Socios en Empleo (PER, por sus siglas en inglés) y los proyectos de conjuntos de datos a través de la Alianza Nacional de Registros de la Fuerza Laboral.
- Representar a The Nevada Registry en conferencias, comités y grupos de trabajo según se asigne.
- Realizar presentaciones a educadores de la Primera Infancia y otros interesados según se asigne.
- Participar en actividades de divulgación comunitaria según se asigne.
Director de Programa
El Director de Programa proporciona liderazgo en el desarrollo y operación de los sistemas estatales de aprobación de desarrollo profesional y capacitación. El Director de Programa tiene la responsabilidad principal de todas las operaciones administrativas centrales, incluyendo la gestión personal y financiera. Las responsabilidades principales incluyen la gestión del programa, la supervisión del personal y el desarrollo del sistema en lo que respecta a la mejora continua de la calidad, apoyando el desarrollo profesional y el reconocimiento de la fuerza laboral de la primera infancia en Nevada.
Cualificaciones laborales y características deseadas
- Licenciatura o título superior en Educación Infantil o titulación relacionada.
- Experiencia profesional en administración y gestión.
- Experiencia en presupuestación y contabilidad general.
- Conocimiento y participación en los sistemas estatales de desarrollo profesional en cuidado infantil y educación.
- Sólidas habilidades de gestión y planificación de proyectos.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita con una atención excepcional al detalle.
- Dominio de Microsoft Office y aplicaciones basadas en la web.
- Habilidades organizativas excepcionales y capacidad para realizar múltiples tareas en un entorno de ritmo acelerado.
- Cualidades personales de integridad, visión, liderazgo, entusiasmo, resolución independiente de problemas, ejercicio de juicio profesional, capacidad para pensar con precisión y amplitud, y un compromiso y pasión por la Primera Infancia.
Alcance de la responsabilidad
- Responsable ante el Director del Departamento de Servicios para Niños y Familias del WCSD, el Departamento de Subvenciones del Distrito Escolar del Condado de Washoe, y el Director de la Oficina de Aprendizaje y Desarrollo Temprano (OELD) del Departamento de Educación de Nevada (NDE).
Responsabilidades del puesto
Servicio al cliente
- Asegurar que todas las interacciones del personal cumplan con las expectativas de profesionalismo del programa.
- Intervenir para mediar en conflictos con el personal y/o los miembros según sea necesario.
- Proporcionar asistencia técnica con respecto al sitio web (bolsa de trabajo, calendario de capacitaciones, planes de desarrollo profesional, etc.).
- Redactar y distribuir comunicaciones electrónicas de forma regular para mantener bien informados a los miembros y formadores aprobados.
- Liderar los esfuerzos para establecer la presencia en línea de The Nevada Registry a través de la redacción y mantenimiento del sitio web del Registro, la página de NOTICIAS, Facebook y otras plataformas de redes sociales.
- Proporcionar asistencia técnica a otros sistemas de registro según se solicite para apoyar la reciprocidad y el desarrollo del programa.
Oficina General
- Entrevistar, contratar y supervisar la capacitación y orientación de todos los miembros del personal.
- Proporcionar supervisión al personal, establecer plazos de productividad y mantener una carga de trabajo equitativa entre el personal.
- Facilitar reuniones de personal y otras reuniones.
- Realizar evaluaciones anuales de desempeño.
- Adherirse a las políticas y procedimientos del distrito relacionados con Recursos Humanos, Gestión de Riesgos, Contabilidad y Gestión de Subvenciones.
- Asistir en la gestión del arrendamiento.
- Programar el mantenimiento del edificio según sea necesario.
- Mantener el cumplimiento de las subvenciones y cumplir con los requisitos de informes trimestrales y anuales.
- Desarrollar el presupuesto del programa y monitorear los gastos para asegurar que permanezcan dentro de los límites presupuestarios y completar las tareas relacionadas con la contabilidad dentro de Business Plus.
- Presentar revisiones formales del presupuesto al NDE/financiador y al Departamento de Subvenciones del WCSD según sea necesario.
- Procesar los pagos relacionados con la membresía y otras responsabilidades contables generales.
- Completar las conciliaciones bancarias mensuales dentro de Schoolbooks.
- Obtener contratos con proveedores.
- Completar tareas relacionadas con compras y presupuestos.
- Asistir y proporcionar apoyo al Director de C del WCSD según sea necesario.
Relacionado con el Programa
- Monitorear, revisar y evaluar los servicios del programa, actividades, políticas y sistema de base de datos. Desarrollar nuevos y/o revisar estándares de práctica y políticas según sea necesario.
- Monitorear los tiempos de procesamiento de solicitudes y renovaciones de membresía para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos.
- Gestionar las colas de trabajo y reasignar/redistribuir según sea necesario para garantizar la eficiencia.
- Asegurar que se cumplan y mantengan los estándares gráficos y que todos los materiales del Registro estén libres de errores.
- Trabajar con el diseñador gráfico y la agencia de marketing para diseñar nuevos materiales de marketing, características y herramientas del sitio web.
- Colaborar con los programadores de bases de datos para modificar los procesos internos y las funcionalidades de cara al público con el fin de mejorar la prestación de servicios y aumentar la satisfacción del usuario.
- Realizar pruebas beta de todas las nuevas funcionalidades del sistema implementadas para verificar su precisión.
- Informar sobre las estadísticas de aprobación de membresía y capacitación.
- Proporcionar/compilar/contribuir con datos para apoyar iniciativas de la fuerza laboral y proyectos de investigación según se solicite. Generar otros informes de datos según lo requieran las partes interesadas, los financiadores y otros socios comunitarios.
- Facilitar la disponibilidad continua de la Academia de Aprendizaje para Adultos destinada a los formadores.
- Ayudar a crear iniciativas de suplemento salarial vinculadas a la ubicación en la Escala Profesional.
- Colaborar con socios para desarrollar un acceso simplificado a las iniciativas de apoyo a la fuerza laboral dentro del Portal en Línea, tales como los programas de Estipendio para el Personal y Telesalud.
- Contribuir a las conversaciones estatales y con las partes interesadas respecto a la creación de un sistema de datos integrado en Nevada.
- Identificar y resolver errores en la base de datos junto con el Programador de Bases de Datos.
- Reclutar organizaciones de formación en línea para participar en el proyecto de intercambio e importación de datos.
- Generar informes trimestrales de indicadores cuantitativos.
- Crear y publicar informes de resultados e indicadores del año fiscal.
- Cultivar relaciones con los Miembros del Comité Asesor y facilitar reuniones según sea necesario, incluyendo la facilitación de apelaciones cuando se requiera.
- Facilitar reuniones ad hoc del Grupo de Trabajo Asesor del Sistema de Aprobación de Capacitación (TAS, por sus siglas en inglés).
- Convocar a las partes interesadas según sea necesario para apoyar el trabajo del programa.
- Cultivar relaciones y colaborar con socios comunitarios, la Oficina de Aprendizaje y Desarrollo Temprano del Departamento de Educación de Nevada, el Sistema de Educación Superior de Nevada, asociaciones profesionales y redes de educadores de la primera infancia para expandir las oportunidades de desarrollo profesional.
- Mantenerse al tanto de la legislación que afecte al programa y/o a la industria de la Educación de la Primera Infancia.
- Asistir y participar en reuniones de planificación a nivel estatal, comités, grupos de trabajo y Juntas Asesoras relacionadas con el desarrollo profesional.
- Representar y/o asignar personal para representar al Nevada Registry en juntas locales y estatales relacionadas con la Educación de la Primera Infancia, comités y eventos de alcance comunitario para asegurar la presencia del Registro.
- Asegurar y mantener el cumplimiento de las recomendaciones de mejores prácticas de la Alianza Nacional de Registros de la Fuerza Laboral (NWRA, por sus siglas en inglés) y el Informe de Socios en el Empleo (PER, por sus siglas en inglés). Participar en proyectos de datos de la Alianza asistiendo al Programador de Bases de Datos con las extracciones de datos requeridas y la depuración de datos.
- Participar con la NWRA en una capacidad que asegure la representación de Nevada (participación en comités regionales, participación en comités de la junta, asistencia a conferencias anuales, etc.).