Revisado/Actualizado octubre de 2024
Cada miembro del personal del Registro completa un proceso de orientación informal que incluye capacitación práctica para garantizar la comprensión de los procedimientos y la precisión al aceptar, revisar, verificar e ingresar información en la base de datos. La capacitación es realizada principalmente por personal experimentado en ingreso de datos/Especialistas del Registro, supervisados por el Director del Programa, durante el período de prueba inicial. La capacitación en el trabajo se acompaña de documentos internos de procedimientos exhaustivos que describen nuestras reglas y políticas de ingreso de datos. Se espera que todo el personal cumpla con las políticas y los procedimientos de ingreso de datos contenidos en el Manual de Políticas de Membresía y Colocación en la Escalera Profesional y los documentos internos de procedimientos.
Responsabilidades y permisos de ingreso de datos
El Nevada Registry actualmente emplea un (1) Director de Programa a tiempo completo y tres (3) Especialistas del Registro a tiempo completo; todos los cuales tienen permisos de ingreso de datos en diversos grados. Las descripciones completas de los puestos se pueden encontrar aquí. Los permisos se revocan o revisan al finalizar el empleo o al cambiar las responsabilidades.
Especialistas del Registro – Archivo digital + Ingreso de datos + Verificación + Procesamiento
La capacitación cruzada y la planificación de sucesión son componentes críticos en el desarrollo continuo, la gestión y la prestación de servicios de Nevada Registry. Por esta razón, los Especialistas del Registro han sido capacitados para completar todas las funciones principales del programa. Aunque ciertas tareas se asignan a miembros específicos del personal con fines de gestión del flujo de trabajo, todo el personal comparte la responsabilidad de las tareas relacionadas con el programa, el servicio al cliente y las tareas generales de oficina.
El rol/responsabilidad principal del Especialista del Registro es completar tareas asociadas con la colocación en la Escalera Profesional y la aprobación de capacitaciones. Esto incluye utilizar el sistema de gestión de documentos para revisar, organizar, indexar y verificar documentos cargados por miembros y capacitadores en preparación para el ingreso de datos, así como completar importaciones de datos de capacitación enviados por organizaciones en línea. Los Especialistas del Registro también utilizan la interfaz administrativa segura de la base de datos para completar todas las demás tareas relacionadas, incluyendo el ingreso de memorandos, la verificación de asistencia a capacitaciones, la revisión/aprobación de solicitudes de aprobación de capacitaciones, la revisión/aprobación de solicitudes de cuentas de la Bolsa de Trabajo y publicaciones de empleos, la verificación de documentación de respaldo, el ingreso de datos y el procesamiento de formularios de solicitud/renovación para la colocación en la Escalera Profesional. Los Especialistas del Registro gestionan sus colas de flujo de trabajo asignadas y realizan tareas generales relacionadas con el servicio al cliente, como contestar llamadas telefónicas y responder a la correspondencia por correo electrónico.
Permisos: Interfaz de base de datos de Membresía y Administración (protegida por contraseña), excepto para ‘Tareas de administración’; todas las tareas dentro de la interfaz/panel de control de la base de datos remota (protegida por contraseña), sistema de gestión de documentos OnBase (protegido por contraseña), cuenta de correo electrónico general de Nevada Registry (acceso proxy desde cuenta de correo electrónico empresarial individual protegida por contraseña) y unidad de red compartida que aloja documentos relacionados con el programa.
Director del Programa – Desarrollo del Programa, Liderazgo y Supervisión
El rol/responsabilidad principal del Director del Programa es proporcionar liderazgo en el desarrollo y operación del programa del Registro para garantizar que se cumplan los estándares de calidad para la implementación del programa. Además de supervisar las operaciones diarias del programa, el Director del Programa es responsable de la supervisión del personal, la evaluación de las prácticas existentes de ingreso de datos, la creación de nuevas políticas para mejorar y potenciar los servicios y la prestación general de servicios. Si bien el ingreso de datos relacionado con la colocación en la Escalera Profesional y la aprobación de capacitaciones no es el enfoque principal del Director del Programa, pueden realizar cualquiera de las tareas descritas anteriormente según sea necesario.
Permisos: Interfaz de base de datos de Membresía y Administración (protegida por contraseña), todas las tareas dentro de la interfaz/panel de control de la base de datos remota (protegida por contraseña) incluyendo las ‘Tareas de administración’ (también protegidas por contraseña), sistema de gestión de documentos OnBase (protegido por contraseña), cuenta de correo electrónico general de Nevada Registry (acceso proxy desde cuenta de correo electrónico empresarial individual protegida por contraseña) y unidad de red compartida que aloja documentos relacionados con el programa.
Programador de Base de Datos – Desarrollo y Mantenimiento de Base de Datos
El Nevada Registry actualmente contrata a un programador de base de datos externo para el desarrollo y mantenimiento de la base de datos y el servidor remoto. El Programador de Base de Datos es responsable de todas las funciones relacionadas con TI del Registro. El rol/responsabilidad principal del Programador de Base de Datos es garantizar la accesibilidad del personal a la base de datos, solucionar problemas de la base de datos y procesamiento, realizar cambios en la base de datos según las indicaciones del Director del Programa y proporcionar asistencia técnica general al personal del Registro según sea necesario. Cualquier tarea relacionada con el ingreso de datos completada por el programador se realiza en un sitio de pruebas con el propósito de probar y solucionar problemas únicamente. El Programador de Base de Datos no realiza ninguna de las tareas diarias operacionales relacionadas con el ingreso de datos.
Permisos: Interfaz de base de datos de membresía y administración (protegida con contraseña) y todas las tareas dentro de la interfaz/panel de control de la base de datos remota (protegida con contraseña).