Revisado/Actualizado octubre de 2024
Se han desarrollado procedimientos para el almacenamiento de la información de los miembros y para el mantenimiento de la base de datos SQL que alberga todas las tablas y datos del programa. Estos procedimientos incluyen un plan de recuperación ante desastres en caso de que ocurra un evento catastrófico en la base de datos.
Almacenamiento y respaldo de datos
El Nevada Registry está alojado dentro del Distrito Escolar del Condado de Washoe (WCSD). El WCSD contrata a Hyland (Proveedor de Gestión de Contenidos) a través de Naviant, Inc. (Consultor de Gestión de Contenidos) para almacenar los datos importados a través del sistema de gestión de documentos OnBase. Hyland aloja tres copias de los datos de la base de datos y los datos de archivos de cada cliente, cada una en un centro de datos ubicado geográficamente de manera separada. La base de datos SQL que contiene las tablas del Registro y todos los datos relacionados con el programa y los miembros, así como el código fuente del sitio web y la interfaz de la base de datos Access, se aloja de forma remota y reside en un servidor virtual basado en la nube que se respalda de acuerdo con los procedimientos de mantenimiento y respaldo de la base de datos descritos a continuación.
Almacenamiento y respaldo de archivos electrónicos
Actualmente, los miembros cargan documentación al sistema de gestión de documentos OnBase a través de su cuenta del Portal en Línea. Los documentos se organizan e indexan de acuerdo con el identificador único de cada miembro y se almacenan electrónicamente. Una vez que los documentos son sometidos a control de calidad para verificar su claridad e indexación, se liberan (exportan) al servidor en la nube. Tan pronto como la información se libera, puede ser recuperada electrónicamente en nuestros ordenadores locales ejecutando una consulta personalizada desde la aplicación OnBase utilizando una variedad de campos de índice (es decir, número de identificación del Registro, nombre, apellido, etc.). Cualquier documento que pueda ser recuperado a través de OnBase también puede ser impreso, guardado como archivo o enviado por correo electrónico.
Los documentos importados a OnBase se almacenan en servidores en la nube alojados por Hyland. Los datos de producción se replican en dos ubicaciones secundarias y se realizan copias de seguridad diariamente. Se conserva un mínimo de 14 días de datos de respaldo.
Mantenimiento y respaldo de la base de datos
La base de datos y el sitio web de Nevada Registry residen en un servidor coubicado en AWS, una empresa de servicios en la nube y alojamiento. La base de datos SQL se respalda cada noche en el servidor utilizando un script de respaldo SQL. Cada noche, el archivo de respaldo SQL, todos los PDF y otros documentos de apoyo y el código fuente se cargan en Amazon S3, un sistema seguro de almacenamiento en línea basado en la nube, utilizando un sistema de respaldo en línea llamado Cloudberry. Al completar este respaldo, se envía un correo electrónico al administrador de Nevada Registry con los resultados del respaldo. Además del respaldo en línea, AWS (la empresa donde se coubica la base de datos) realiza respaldos completos del servidor cada noche con un nombre de archivo con marca de tiempo.
Política de retención
Anteriormente, todos los archivos de los miembros se escaneaban y archivaban en formato de microficha; sin embargo, Nevada Registry descontinuó la práctica de crear microfichas en febrero de 2015. Ahora todos los archivos se almacenan únicamente en formato digital. Independientemente del estado de membresía, todos los registros digitales se conservan indefinidamente. Las películas de microficha se almacenan en gabinetes cerrados con llave en una sala de servidores bajo llave y también se conservarán indefinidamente.
Recuperación
Archivos electrónicos almacenados
Hyland tiene un Plan de Recuperación ante Desastres (DR) de Hyland Cloud implementado para minimizar las interrupciones y cumplir con los niveles de servicio definidos en caso de un desastre en Hyland Cloud. El Plan DR de Hyland Cloud también describe los métodos utilizados para mitigar posibles situaciones de desastre, incluyendo la prevención de desastres, la evitación de pérdida de datos y el monitoreo continuo de los componentes del sistema. También existen métodos de validación para asegurar que el plan sea preciso y esté actualizado, que incluyen revisión y pruebas.
Hyland dedica un esfuerzo considerable para prevenir o limitar el impacto de las interrupciones del servicio en Hyland Cloud, incluyendo, pero no limitándose a:
- Replicación en tiempo real de los datos de archivos de los clientes
- Captura de registros de transacciones de la base de datos OnBase cada 15 minutos o compromiso de las transacciones de la base de datos de manera continua y casi instantánea a un centro de datos secundario
- Redundancia en toda la infraestructura de clientes de Hyland Cloud
- Un suministro de energía ininterrumpible
- Requisitos de calefacción y refrigeración
- Separación geográfica de los componentes de respaldo
La identificación precisa y oportuna de condiciones que podrían resultar en una falla del servicio es un aspecto importante del Plan de Recuperación ante Desastres de Hyland Cloud. Los clientes pueden iniciar un incidente de recuperación ante desastres informándolo al personal de soporte técnico de Hyland. Una vez que se ha identificado una falla en el servicio, Hyland intentará recuperar los servicios iniciando una Respuesta Estandarizada a Incidentes de Desastre. Esta respuesta consta de los siguientes pasos: análisis, escalamiento, recuperación de componentes críticos, recuperación de componentes urgentes, y recuperación de componentes dependientes y desescalamiento del incidente.
Servidor Remoto
Debido a que todos los datos almacenados en la base de datos se respaldan en la nube, no habrá pérdida de datos en caso de un desastre catastrófico de la base de datos/servidor (excepto cualquier dato ingresado entre el momento en que ocurrió la copia de seguridad nocturna y el fallo). Además, dado que el servidor que aloja el sitio web y el servidor SQL está basado en la nube, se podría configurar rápidamente un nuevo servidor virtual sin requerir la adquisición de hardware. El tiempo de recuperación es de aproximadamente uno a dos días hábiles.
Transferencia Electrónica de Datos
Los miembros del registro y los capacitadores aprobados también tienen acceso completo a su propio Portal en Línea seguro para completar el proceso de solicitud y renovación en línea, revisar su información, enviar actualizaciones personales y de empleo, ver la educación y el desarrollo profesional archivados, enviar capacitaciones para aprobación, presentar la asistencia a capacitaciones y completar el proceso de solicitud de renovación de capacitador en línea. Se ha otorgado acceso limitado, de solo lectura, a la base de datos al personal de Licencias de Cuidado Infantil del Estado de Nevada, QRIS y T.E.A.C.H. con el propósito de verificar la membresía con The Nevada Registry y temporalmente a NevAEYC y Optima Payroll and Benefits con el propósito de verificar la elegibilidad hasta 2025. Ninguna agencia aparte del personal del Registro y el Programador de Base de Datos contratado tiene acceso a la base de datos o a los registros almacenados, o a la información de los miembros a través de métodos electrónicos. La copia de seguridad de la base de datos es la única fuente de transferencia de datos desde la computadora, el servidor y/o el hardware de origen. The Nevada Registry adquiere y mantiene un certificado de seguridad para proteger aún más los datos que se envían entre nuestro navegador y el sitio web/base de datos (https:// en lugar de http://). Como resultado, todas las comunicaciones entre nuestro navegador y el sitio web/base de datos están encriptadas para proteger la información y los datos confidenciales.
Los datos e información sensibles no se transfieren entre el Programador de Base de Datos contratado por The Nevada Registry y el Director del Programa. Sin embargo, si fuera necesario, las consultas que contienen información confidencial (por ejemplo, fecha de nacimiento e información demográfica como salarios) se enviarán a través de un servidor de correo encriptado. Siempre se utilizará un identificador único al transferir datos en lugar del nombre del miembro.
Asociaciones de Intercambio de Datos
Actualmente existen asociaciones de intercambio de datos electrónicos entre The Nevada Registry y organizaciones de capacitación en línea aprobadas que han establecido una asociación de intercambio de datos para importar datos de finalización de cursos semanalmente a través de un proceso seguro de transferencia de archivos. Con el propósito de compartir datos, los datos agregados, los informes estándar y las solicitudes ad hoc de informes únicos son generados actualmente internamente por el Director del Programa y se comparten en formato PDF bajo solicitud de acuerdo con las políticas de confidencialidad establecidas.